Arkivvettregler i krisetid

Arkiv står kanskje ikke øverst på prioritetslisten i krisetid. Likevel er det spesielt viktig å ha gode dokumentasjonsrutiner i slike tider. De avgjørelsene som blir tatt nå vil kunne få stor betydning for enkeltpersoner, virksomheter og samfunnet. Det må regnes med at avgjørelsene som tas vil bli ettergått, både for å evaluere det arbeidet som har blitt gjort, og for å lære av situasjonen. For å kunne gjøre det, er det avgjørende at dokumentasjonen som skapes fanges opp og blir tatt vare på. Arkivets funksjoner må derfor opprettholdes i krisetid. 

1. Lag oversikt over hvilke kommunikasjonskanaler virksomheten bruker

Mange virksomheter bruker i dag kommunikasjonskanaler som ikke nødvendigvis er egnet til å ta vare på dokumentasjon. Det er derfor viktig å få kontroll på de løsningene som brukes og den dokumentasjonen som skapes i disse. Hvilke løsninger som benyttes varierer mellom virksomheter. 

Eksempler på løsninger som kan være aktuelle å få oversikt over kan være:  

• Teams  
• Beredskapssystem, for eksempel CIM 
• Facebook  
• SMS  
• E-post 
• Twitter  
• SharePoint 
• LinkedIn 
• Videoopptak 
• Lydopptak 

2. Lag en plan for arkivering av dokumentasjon fra «nye» kommunikasjonskanaler

Dersom virksomheten benytter løsninger som ikke har en integrasjon til et arkivsystem, må det lages en plan for å få overført dokumentasjonen på andre måter. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av manuell utskrift og skanning, eller ved å ta skjermbilder. Dersom det brukes videoopptak eller lydopptak er det viktig å lagre disse i aksepterte formater, og arkivere dem for ettertiden. Disse kan knyttes til et sak-/arkivsystem som følger Noark-standarden. 

Ta kontakt med leverandørene av kommunikasjonskanalene, eventuelt IT-ansvarlig, hvis det er behov for hjelp. Husk å legge den nye planen inn i arkivplanen og informere virksomhetens ansatte.

3. Informer ansatte om rutinene for arkivering  

I tillegg til den nye planen (jf. pkt. 2) kan virksomheten ha eksisterende rutiner som også vil være anvendelige i krisetid. Sørg derfor for å minne alle ansatte på disse rutinene og hvor de kan finne dem.  

4. Ha tett dialog med beredskapsstaben   

De avgjørelsene som tas av beredskapsstaben må dokumenteres. Ikke bare er det viktig av hensyn til virksomhetens egen hukommelse, men også av hensyn til rettssikkerhet og offentlighet. Muligheten for å kontrollere de beslutningene som tas må opprettholdes, og det kan ikke gjøres uten at dokumentasjonen blir bevart. I samarbeid med beredskapstaben bør det kartlegges hva de selv dokumenterer av vurderinger og beslutnigner og hvordan de gjør det. Ved behov, tilby beredskapsstaben hjelp og løsninger basert på virksomhetens eksisterende rutiner og den nye planen, jf. pkt. 2 

5. Det er bedre å arkivere for mye enn for lite

Man skal ikke være redd for å snakke om arkivering én gang for mye, selv om det er mye annet som skjer i krisetid. I sin oversikt over samfunnets kritiske funksjoner, trekker Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap frem arkivets viktighet.

Er det tvil om hva som skal journalføres eller arkiveres, har Arkivverket utarbeidet en sjekkliste for journalføring og arkivering. Sjekklisten er laget spesielt for statlige virksomheter, men er også relevant for kommuner og fylkeskommuner. Er det tvil, er det alltid bedre å dokumentere for mye enn for lite, så man i ettertid unngår å oppleve at man har mistet viktig dokumentasjon.