Digital informasjon om innbyggerne råtner på rot
Også i år avdekker Arkivstatistikken store utfordringer i sektoren. Over halvparten av kommunene sikrer ikke digital informasjon om innbyggerne og egen virksomhet i tråd med regelverket. – Dette er i ferd med å bli et alvorlig samfunnsproblem, og innbyggerne og kommunene vil miste viktig rettighetsdokumentasjon, sier riksarkivar Inga Bolstad.
To nye statistikker er nå tilgjengelige på Arkivverkets nettside:
- Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (kommuneundersøkelsen)
- Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter
Sistnevnte er ny av året og vil heretter sendes ut årlig. Formålet med undersøkelsen er å få et overordnet bilde av arkivholdet i de statlige virksomhetene, og å måle endringer på sentrale områder over tid.
Begge undersøkelsene er tett knyttet til Arkivverkets tilsyns- og veiledningsvirksomhet overfor de statlige og kommunale virksomhetene, og til Arkivverkets rolle som utviklingsaktør for sektoren.
Rettigheter, demokrati og kulturarv i fare
Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år. 95 % av kommunene og fylkeskommunene har svart (med unntak av Oslo, hvor bydelene er samlet i en egen oversikt).
Årets kommuneundersøkelse viser, som i fjor, at over halvparten av kommunene aldri har overført data fra kommunens datasystemer til fremtidig langtidslagring, såkalte uttrekk. Når en kommune ikke tar uttrekk blir informasjonen liggende i datasystemene, og vil før eller siden gå tapt. Å oppbevare avsluttet elektronisk arkivmateriale på en server i kommunen er ikke en forsvarlig og forskriftsmessig løsning for langtidsbevaring.
Funnene fra undersøkelsen gjenspeiler funnene som Riksrevisjonen gjorde i 2010 i sin undersøkelse av sikring og tilgjengeliggjøring av arkivene i kommunal sektor.
– At over halvparten av kommunene ikke har sørget for god nok bevaring av dokumentasjon, er en svært høy andel. Hvis ikke kommunene begynner å lage planer for langtidsbevaring av sine digitalt skapte dokumenter, vil mye viktig dokumentasjon gå tapt.
Ofte dreier dette seg om viktig rettighetsdokumentasjon som berører enkeltpersoner. For kommunene selv er det også nødvendig å kunne dokumentere egen virksomhet. De årlige arkivunderøkselsene viser tydelig at dette er et område som Arkivverket må fortsette å prioritere høyt, sier riksarkivar Inga Bolstad.
Undersøkelsen viser også at kommunene i hovedsak prioriterer daglig drift, og at svært få mener at de har nok ressurser til å gjennomføre lovpålagte arbeidsoppgaver.
Mange har imidlertid satt i gang store prosjekter for ordning av papirarkiver for å gjøre dem tilgjengelig for bruk. Kommunesammenslåing og Arkivverkets tilsynsvirksomhet kan ha påvirket denne utviklingen.
Se utfyllende rapport nederst i artikkelen.
Utfordringer også i staten
95 % av alle statlige virksomheter har svart på årets undersøkelse.
Også statlige virksomheter scorer lavt på spørsmål om uttrekk fra datasystemer for langtidslagring.
– Det at så mange virksomheter scorer lavt er bekymringsfullt og betyr i praksis at datasystemene i staten i liten grad er egnet for langtidsbevaring, sier Bolstad.
Departementene har generelt sett et noe mer positivt resultat enn de andre statlige virksomhetene, men scorer lavt på bruk av arkivplan som et verktøy for planlegging av arkivarbeidet, og på implementering av kassasjonsplanen i de elektroniske systemene.
Ti departementer rapporterer om nedbemanning i arkivtjenesten.
– Arkivverket vil følge opp om dette påvirker kvaliteten på arkivholdet over tid. Det er positivt at ingen av departementene rapporterer å ha opplevd tap av arkivmateriale det siste året, kommenterer Bolstad.
Undersøkelsen viser at større virksomheter med mer enn 1 000 årsverk (f.eks. NAV, Skatteetaten, Statens vegvesen, Mattilsynet, Kriminalomsorgen og Domstolsetaten) scorer lavere enn gjennomsnittet på de fleste av spørsmålene. Riksarkivar Bolstad uttrykker at resultatet er bekymringsfullt.
– Disse store virksomhetene sitter på arkiver med mye viktig dokumentasjon, og burde ta arkivholdet svært alvorlig
Se utfyllende rapport nederst i artikkelen.
Hva gjør Arkivverket?
-
Det siste året har Arkivverket utviklet en ny metode for tilsyn med offentlig forvaltning. Nå legger vi blant annet mer vekt på elektroniske arkiver og datasystemer hvor vi ser at det er størst fare for tap. Mange systemer og opplysningene/dokumentasjonen i dem blir ofte ikke oppfattet som arkiv, de blir derfor ofte plassert utenfor den tradisjonelle arkivlederens kontroll. Derfor blir de ikke sikret i samme grad som de de systemene vi er vant til å tenke på som arkiv. Det er også ofte her den viktigste informasjonen om den enkelte innbyggeren ligger.
-
Videre er det blitt større fokus på at feil og mangler på tilsynene skal forklares tydeligere. Vi forsøker å sikre forståelse for den positive gevinsten som ligger i god moderne arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Vi bruker også funnene i tilsynene til å velge ut hvor vi skal legge vekten i veiledningsarbeidet vårt og hvor det er størst behov for forbedringer. Målet er å få laget veiledere som er tydelige og virkelig bistår forvaltningen i arkivarbeidet.
-
Videre har vi økt antallet tilsyn. Den nye metoden innebærer også et mer bevisst forhold til utvelgelse av hvilke offentlige organer vi skal ha tilsyn med. I kommunal sektor gjør vi en risikovurdering basert på blant annet resultatene fra denne undersøkelsen. Erfaringene viser også at kommunesammenslåinger fører til stor risiko for tap av systemer og innhold, og derfor vil mange av disse kommunene få tilsyn.
