Noark 5.5: Ny versjon godkjent
6. desember godkjente Riksarkivaren Noark 5 versjon 5 som gjeldende versjon av standarden. Denne versjonen innebærer en omfattende omskrivning og forenkling, og er den største revisjonen siden Noark 5 ble lansert i 2008.
Hva er nytt?
Det er gjort noen mindre endringer i datamodellen og metadatakravene, for å gjøre standarden mer fleksibel. Blant annet legger vi bedre til rette for det å kunne arkivere uten å journalføre i sakarkiv, ved å innføre noe vi kaller «arkivnotat.»
Den mest synlige endringer er at vi har fjernet den delen av standarden som kalles «Noark 5 komplett.» Dette var kapitlene som inneholdt valgfrie krav til saksbehandling, epostkommunikasjon, møte- og utvalgsbehandling, mm. Kapitlene var i liten grad blitt oppdatert på de ti årene standarden har virket, og det er ikke hensiktsmessig at arkivmyndigheten vedlikeholder krav som ikke er direkte relevante for arkivering.
Hva betyr det i praksis?
Arkivverket kommer ikke lenger til å godkjenne «komplette» løsninger for arkiv og saksbehandling. I stedet vil godkjenningene fremover vektlegge hvilken type arkiv løsningen er godkjent for å forvalte og avlevere. Forvaltningen vil dermed ikke lenger kunne gå til anskaffelse av system som er «komplett Noark 5». Det har vært vanlig å be om dette i anbudene av Noark-system, noe som sannsynligvis har bidratt til manglende innovasjon og innlåsning av markedet for slike system.
Forenkling og tydeliggjøring
Noark 5 definerer ikke et system, eller en type system. Standarden definerer noen grunnleggende krav til dokumentasjonsforvaltning, som er skalerbare og fleksible. Kravene skal kunne tilfredsstilles i spesialiserte løsninger og applikasjoner, også slike som tidligere ikke er blitt ansett som dokumentasjonsforvaltningssystemer.
Denne målsettingen har vi ikke lykkes med til nå, blant annet fordi standarden har vært for omfattende og komplisert. Det har vært lett å bruke standarden som unnskyldning for lite hensiktsmessige løsninger i markedet, selv om standarden i seg selv ikke inneholder obligatoriske krav som skal resultere i dette. Med denne revisjonen prøver vi å møte denne utfordringen ved å forenkle standarden og tydeliggjøre hva den faktisk regulerer.
Veien videre
Noark 5 versjon 5 vil ikke alene løse de utfordringene med «Noark-systemer» som i det siste har fått mye oppmerksomhet, blant annet gjennom Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning (2016-2017) og Menon Economics evaluering av Noark (2018). Arkivverket kommer derfor i tiden fremover til å jobbe mer aktivt mot arkivskapere og leverandører i markedet, og slik bidra til at mulighetsrommet i standarden og arkivregelverket blir brukt til å bygge inn arkiv på en god måte i de løsningene som anskaffes.
Noark 5 versjon 5 finner du her.