Ny metode for å sikre arkiv i kommunal sektor

«Den nye produksjonslinjen har medført besparelser, både i form av kroner og tidsbruk.»
Arkivleder Sandnes kommune

Den nye metoden er utviklet av KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA) i samarbeid med Arkivverket. Produksjonslinjen skal gjøre det enklere for kommuner og fylkeskommuner å avlevere og sikre arkivmateriale. Den skal effektiviserer innhenting av eldre elektronisk skapte arkiv og ble utviklet med bakgrunn i det store etterslepet i kommunal og fylkeskommunal sektor

Metoden som brukes i dag er krevende og den forutsetter dessuten teknisk og arkivfaglig kompetanse. Dette har medført at kommunene ofte bruker eksterne aktører til denne oppgaven, noe som er kostbart og det tilfører dessuten kommunesektoren lite egen kunnskap slik at de kan utføre arbeidet selv.

Med den nye produksjonslinjen skal kommuner og fylkeskommuner kunne gjøre jobben selv, uten fordyrende mellomledd. KDRS og enkelte av de interkommunale arkivene har drevet et aktivt informasjons og opplæringsprogram under prosessen. Virksomheter som deltar, har blant annet fått tilgang til en diskusjonsarena. Det er lagt opp til en delingskultur, noe som har medført at mange har mulighet til å videreutvikle metoden. De interkommunale arkivene er dessuten et viktig bindeledd mellom KDRS og kommunene i dette arbeidet. For eksempel har IKA Rogaland regelmessig gjennomført kurs for kommunene de siste årene. Sigve Espeland, rådgiver ved IKA Rogaland forteller at rundt 100 personer har deltatt på kursene så langt.

«Dette er første gang Strand kommune avleverer selvstendig. Vi har prøvd oss fram og nå ser det ut til å gå, under kyndig veiledning fra IKA Rogaland.»
Rådgiver Strand kommune.

Tilbakemeldingene fra de som har begynt å ta i bruk den nye metoden er positiv. Den medfører blant annet en effektiviseringseffekt ved at det finnes mange installasjoner av samme system og disse beskrivelsene kan gjenbrukes. Når et system er beskrevet én gang vil beskrivelse av samme system være betydelig mindre ressurskrevende for andre arkivskapere.

Strand kommune som har tatt metoden i bruk sier at dette ikke er en veldig stor og krevende jobb, under forutsetning at man har kontroll på egen arkivplan. Det er viktig at kommunene har orden på dataene sine, det vil gjøre både uttrekkene og avleveringene enklere. Godt arkivarbeid i virksomhetene er derfor viktig, det vil kunne spare kommunene for store summer.

«Vi får nå eierskap til hele livssyklusen til fagsystemet.» Arkivleder Sandnes kommune.

Egen kompetansebygging trekkes fram av deltagerkommunene. Tidligere satt kommunene igjen med lite egenerfaring etter at en ekstern leverandør hadde bistått med avlevering av elektronisk skapte arkiv. Dette er nå i ferd med å endres! Det trekkes fram at med den nye metoden får virksomhetene bygget egen viktig kompetanse.

Kommunene som har tatt produksjonslinjen i bruk opplever dessuten annerkjennelse av sitt eget arbeid innad i virksomhetene. En god samhandling mellom IT- avdelingen og arkiv i kommunen er viktig for at etterslepet skal kunne håndteres på en effektiv og faglig måte.

Arbeidet med den nye produksjonslinjen er delfinansiert med Riksarkivarens utviklingsmidler for arkivsektoren. Erfaringene er så lovende at Arkivverket er nå i ferd med å ta i bruk denne metoden også i statlig sektor.