– Kanskje kan vi spare så mye som 5 milliarder i året med mer effektiv dokumentasjonsforvaltning, sier avdelingsdirektør i Arkivverket Espen Sjøvoll. Foto: Vegard Breie/Arkivverket
Ny rapport: Mangelfull arkivering koster Norge dyrt
En ny rapport over tidsbruk og utgifter knyttet til arkivering i offentlig sektor, viser at ulike arkiveringsoppgaver er kostbare. I tillegg er det mye informasjon som aldri lagres for ettertida, slik det skal.
Les også: Tungvint arkivering koster oss fem milliarder i året (Digi.no)
Arkivverket er øverste myndighet for arkiv i Norge. På oppdrag fra Arkivverket har anerkjente Menon Economics utført en kartlegging av tidsbruk og kostnader ved arbeid med arkivering i offentlig sektor.
Rapporten peker på at mye av arbeidet som gjøres i det daglige i det offentlige Norge, innebærer tidkrevende arkiveringsoppgaver og er dermed unødvendig kostbart. Videre ser vi at til tross for kostnadene, er det betydelige mengder viktig informasjon som i dag ikke blir bevart for ettertida slik det skal.
Utvalgte oppgaver: 12 milliarder kroner i året
I rapporten anslås det at noen av de mest sentrale arkiveringsoppgavene koster 12 milliarder i året. Tre spesifikke arkiveringsoppgaver alene anslås å koste 7,7 milliarder kroner i form av arbeidstid. Det tilsvarer om lag 9.200 årsverk.
Bare det å søke etter og finne igjen dokumenter som tidligere er arkivert, er en oppgave som i 2020 hadde en anslått kostnad på 4,8 milliarder.
Nesten 70 prosent av respondentene svarer at de ikke arkiverer all informasjon som er arkivpliktig. Kostnadene ville altså vært enda høyere dersom flere faktisk etterlevde arkivloven.
– Vi må tenke helt nytt
– Sviktende arkivering undergraver tilliten vi i Norge har til offentlig administrasjon, så Arkivverket ser med bekymring på funnene i rapporten, sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør i Forvaltning i Arkivverket.
– Når det kommer til kostnadene vi betaler for arkivering, er det slik at vi alltid vil måtte betale for tidsbruk knyttet til dette, men vi tror det kan reduseres betraktelig.
Han er ikke redd for å ta i:
– Kanskje kan vi spare så mye som 5 milliarder i året med mer effektiv dokumentasjonsforvaltning? Det tror jeg. Men da må vi tenke helt nytt.
Nye kommunikasjonsformer, nye behov
Sjøvoll forteller at det er flere grunner til at informasjon som skal arkiveres, ikke blir arkivert.
- Mye informasjon blir liggende i fagsystemer eller på den enkelte PC og når aldri frem til arkivsystemet eller ut på offentlig journal.
- Arkiveringsoppgaven er flyttet fra arkivet til saksbehandlerne, som har nok av andre kjerneoppgaver.
- Systemene er tungvinte og lite brukervennlige.
– Samtidig opplever vi at informasjonsmengden i forvaltningen har økt eksplosivt og endret seg med nye kommunikasjonsformer som Teams, Slack og Messenger, sier Sjøvoll.
– Alle vi som jobber i offentlig sektor må endre forståelsen av hva arkiv er og hvordan vi skal nærme oss disse problemstillingene. Vi må finne nye løsninger for lagring, og vi må ruste oss for å håndtere hyppige teknologiskifter, sier Sjøvoll.
Mål: Automatisk arkivering
Arkivverket har satt i gang en satsing kalt Innebygd Arkivering. En gruppe jobber med å koordinere utviklingen av morgendagens arkivsystemer. Dette vil ikke være én teknisk løsning, det vil være et utall slike løsninger. De vil dessuten variere på tvers av virksomheter og sektorer.
– Vi har en nullvisjon når det gjelder tid offentlige ansatte trenger å bruke på arkivering, sier Sjøvoll.
– Prosesser for arkivering bør skje automatisk. Fagsystemene må være designet sånn at de ivaretar behovene for arkivering, uten at data må overføres til egne arkivsystemer. Arkivering løses som en integrert del av arbeidsprosessen og ikke som en separat oppgave som kommer på toppen av alt annet. Når vi får til dette, betyr det både økt effektivitet og bedre etterrettelighet.
Krever god kobling med næringslivet
Arkivverket skal ikke utvikle en ny løsning på egen kjøl. Det legges opp til en kobling mellom staten og private leverandører, i tråd med regjeringens digitaliseringsstrategi. I samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet, har Arkivverket opprettet Regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet. Her skal utvalgte, offentlige virksomheter og leverandørene få mulighet til å utfordre eksisterende rammer, og teste ut nye løsninger og teknologi.
– Vår satsing på Innebygd arkivering begynner å ta form, men det er behov for både finansiering og ytterligere støtte til dette arbeidet. Her vil investeringer betale seg tilbake mange ganger, sier Sjøvoll.
