Ny veileder for arkiv i interkommunale samarbeid lansert
Arkivverket og samarbeidspartnerne i SAMDOK (Samla samfunnsdokumentasjon) har utarbeidet en veileder i håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning i interkommunale samarbeid.
Kommunene utfører et bredt spekter av tjenester gjennom interkommunale samarbeid, og omfanget på landsbasis er betydelig. En undersøkelse fra 2013 avdekket at det fantes om lag 850 formelle interkommunale samarbeid. Arkivene som dannes som ledd i samarbeidenes virksomhet er nødvendige i den daglige driften av tjenestene og dokumenterer de samarbeidende kommunenes tjenesteyting overfor sine innbyggere.
Statsråd Monica Mæland i Kommunal- og moderniseringsdepartementet er glad for at Arkivverket med samarbeidspartnere nå har utarbeidet en veileder for arkiv i interkommunale samarbeid:
– Arkivene er kommunenes minne. Det er viktig at denne dokumentasjonen blir tatt godt vare på for ettertida. Interkommunalt samarbeid kan gjøre arkivarbeidet krevende. For å hjelpe kommunene å håndtere arkiv og dokumentasjon på riktig måte, har Arkivverket nå laget en god og nyttig veileder. Jeg håper kommuner som inngår interkommunale samarbeid bruker veilederen og tror dette vil legge til rette for effektiv forvaltning i kommunene, sier Mæland.
Riksarkivar Inga Bolstad sier at kommunereformen har aktualisert behovet for en helt ny veileder for arkiv i interkommunale samarbeid.
– Veilederen følger opp kommunereformarkiv.no som kom i 2016, men nå er det håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning i interkommunale samarbeid. Kommunereformen har aktualisert behovet, men kommunereformen gir også mulighet til å sørge for å bokstavelig talt få arkiv på dagsorden i landets kommunestyrer og fylkesting. Når nye interkommunale samarbeid etableres, har kommunestyrer og fylkesting mulighet til å vedta selskaps- og stiftelsesavtaler med krav til dokumentasjonsforvaltning og arkiv.
Hva handler veilederen om?
Formålet med veilederen er å vise hvilke krav arkivregelverket stiller til håndteringen av arkiver fra interkommunale samarbeid og gi anbefalinger til beste praksis. Det er flere grunner til at Arkivverket ser behov for å fokusere på forvaltningen av arkiver i interkommunale samarbeid:
- Kommunesammenslåingene som er vedtatt gjennomført i 2018 og 2020 vil endre kommunelandskapet, og dermed behovet for interkommunale samarbeid. De nye kommunene vil måtte ta stilling til hvilke tjenester de selv vil utføre og hvilke tjenester de ønsker å samarbeide om. Som følge av endringer i kommunestrukturen vil også mange av kommunene som ikke blir sammenslått, måtte finne nye samarbeidspartnere.
- Arkivforskriften og de utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelsene i riksarkivarens forskrift er nylig revidert og de nye forskriftene trådte i kraft 1.1.2018. Revisjonen har bakgrunn i behovet for å tilpasse regelverket den pågående overgangen til digitale arkiver i offentlig forvaltning.
- I tillegg til endringer i kommunestrukturen og lovverket har man sett et behov for en mer praktisk rettet veileder som setter kommunene og de interkommunale samarbeidene i stand til å behandle arkivene på en forsvarlig og hensiktsmessig måte i tråd med gjeldende regelverk.
Del I – Omhandler fasen fram til etablering av den interkommunale virksomheten. Her får du råd om hvilke arkivfaglige oppgaver som må gjennomføres før oppstart. Denne delen gir også konkrete råd om håndtering av eksisterende arkiv, samt etablering av dokumentasjonsforvaltning og arkiver for det nye samarbeidet.
Del II – Driftsfasen inneholder råd om daglig drift og langsiktig arbeid med arkiv og dokumentasjonsforvaltning i samarbeidet.
Del III – Omhandler vesentlige endringer i samarbeidet som kan ha konsekvenser for arkivene, især endringer som følge av at samarbeidende kommuner trer ut av samarbeidet eller nye kommuner kommer til. Avvikling av samarbeidet stiller likeledes krav til ryddig og korrekt behandling av arkivene som har blitt dannet i den interkommunale tjenesten. Dette er beskrevet ved hjelp av eksempler som viser forskjellige scenarier.
Hvem er veilederen laget for?
Målgruppen er rådmenn, tjenesteledere og arkivledere. Alle har viktige roller for å sikre en forsvarlig forvaltning av arkivene i interkommunale samarbeid. Veilederen skal kunne benyttes både ved opprettelse av nye samarbeid og ved behandlingen av arkiver fra alle de samarbeidene som allerede eksisterer.
Hvem har laget veilederen?
Veilederen er utarbeidet i regi av delprosjekt kommunale arkiv i SAMDOK – Samla samfunsdokumentasjon. Dette er et samarbeidsprosjekt i regi av Riksarkivaren for å sikre samfunnsdokumentasjon fra kommunal, statlig og privat sektor. Delprosjekt kommunale arkiv har hatt representanter fra KS, de kommunale arkivinstitusjonene (KAI), Norsk arkivråd (NA), Arkivforbundet (AF, tidligere LLP) og Arkivverket (Riksarkivet og statsarkivene).