Pilotprosjekt skal løse Arkivverkets store e-postutfordring

Med dette er Arkivverket først ut i den offentlige StartOff-ordningen, hvor startups kan konkurrere om å få løse utfordringer i offentlig sektor. Piloten er en del av Arkivverkets satsing Innebygd arkivering.

– Problemet med mangelfull arkivering av e-post i offentlig sektor er alvorlig, og har lenge vært en brysom nøtt å knekke. Nå blir det spennende å se hva vi kan få til.

Det sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør i Arkivverket.

Arkivverket signerte fredag 5. februar kontrakt med tech-selskapet Simplifai. Allerede mandag skal Simplifai i gang med oppdraget å komme opp med en god minimumsløsning til automatisk arkivering av e-post.

Sjøvoll gleder seg til å se hva Arkivverket og Simplifai kan få til de neste månedene.

–Vi satser friskt som først ut i StartOff-ordningen, men det er naturlig. Som Norge kanskje største dataforvalter, må Arkivverket være i forkant og finne løsninger. 

– Hull i nasjonens minne

I første rekke skal Simplifai finne en løsning for Arkivverkets egen e-postarkivering, men målet er selvsagt at løsningen skal bli så god at den på sikt kan brukes av hvem som helst.

Ifølge Sjøvoll er problemet med arkivering av digital kommunikasjon en global utfordring.

– Det utfordrer tilliten til offentlig forvaltning når kommunikasjon ikke gjøres tilgjengelig for offentlig innsyn. I tillegg oppstår det et hull i nasjonens minne, sier Sjøvoll.

Han er også opptatt av at dagens systemer koster mye penger, i form av tid.

– Manuell arkivering gjør at offentlig ansatte fort vil bruke én til to timer i uka om de skal oppfylle sine lovpålagte forpliktelser, sier han.

– Modig satsing

Kontraktsigneringen med Simplifai er den første i ordningen StartOff.

Modellen skal gjøre det enkelt for offentlige oppdragsgivere å inngå utviklingssamarbeid med oppstartselskaper og andre små selskaper.

StartOff administreres av DFØ i samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet og Leverandørutviklingsprogrammet.

– Arkivverket er modige. 20-30 statlige virksomheter har snust på modellen, men Arkivverket har kastet seg på og er offensive. Det er godt å se at vi har lykkes i å rekruttere bedrifter inn i statlige utviklingsprosjekter, sier Johan Englund, fagdirektør i DFØ.

E-postbot og dokumentbot

Sju selskaper deltok i konkurransen om kontrakten med Arkivverket. Simplifai kom seirende ut.

Daglig leder i Simplifai, Bård Myrstad, sier:

– E-post er et fritekstmedium som for mange er vanskelig å håndtere nettopp fordi det fritekst. Samtidig er det et meget effektivt kommunikasjonsverktøy fordi man kan forklare ting i full kontekst uten begrensinger på lengde eller form. Med mulighet for å legge ved vedlegg som dokumenter gir e-post brukere et effektivt verktøy for å kommunisere sine behov og ønsker. Utfordringen er at det er tidkrevende, dyrt og vanskelig å jobbe effektivt med e-post i stor skala. Dette løser Simplifai ved sin e-postbot og dokumentbot.

Myrstad forteller at Simplifai har ønsket å jobbe med offentlig sektor en stund: 

– StartOff-konseptet som ble lyst ut ga oss om startup den muligheten vi trengte for å kunne vise oss frem. Vi ser enorme besparelser for saksbehandling og arkivering gjennom automasjon ved bruk av AI.

Arkivere chat?

Dersom minimumsløsningen lykkes, er planen at den skal kjøpes og tas i bruk av Arkivverket.

Sjøvoll håper den også kan utvikles videre fra bare e-post til også å håndtere annen digital kommunikasjon fra for eksempel samhandlingsløsninger som Teams og Sharepoint.

Det store målet? Arkivverkets visjon er at det i 2025 ikke skal være nødvendig for offentlig ansatte å tenke på arkivering fordi det er innebygget i systemene, ifølge Sjøvoll.

For å komme dit, må flere utfordringer løses. 

– Automatisk arkivering av e-post er en komplisert affære. Ikke bare en teknologisk utfordring, det er også en semantisk, juridisk og organisatorisk utfordring, forteller arkivar i Arkivverket Tor Anton Gaarder.

– Maskinen som skal arkivere må kunne sortere ut e-poster som skal arkiveres fra dem som ikke skal det fordi de enten er private, personlige eller av andre årsaker ikke skal tas vare på. Løsningen må ikke komme i konflikt med verken arbeidsmiljøloven eller personopplysningsloven og den må sikre etterlevelse av offentlighetsloven og arkivloven, sier Gaarder.