Strategi 2020-2022
Arkivverkets strategi strekker seg over treårsperioden 2020 til 2022. De fire overordnede målene som Kulturdepartementet har satt for Arkivverkets virksomhet i statsbudsjett og tildelingsbrev, ligger til grunn for Arkivverkets strategi.
I utformingen av de overordnede målene har både departementet og Arkivverket vært opptatt av å definere mål som treffer hele arkivfeltet og som kan være gyldige over en lengre tidshorisont, uten behov for vesentlig oppdatering.
Strategien gir Arkivverket en retning, den skal si noe om våre prioriteringer og hva som er våre mål.
Arkivverket har identifisert to satsingsområder for de neste fem årene: Innebygd arkivering for offentlig sektor, og den nasjonale fellesløsningen Digitalarkivet for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av historiske data og arkiver. Arkivverket gjør alle sine fortløpende prioriteringer basert på disse to satsingene, og den betydningen de vil ha for etaten.
Arkivverket mener at det samlede utfordringsbildet på arkivfeltet gjør at vi må vurdere å iverksette radikale endringer i hvordan vi utfører vårt samfunnsoppdrag for å være relevante for fremtidens arkivbrukere. Vi må tenke helt nytt rundt hva «arkiv» er i en digital tid, og hvordan informasjonen må langtidsbevares og tilgjengeliggjøres. Etaten har gjennomgått mange endringer de siste årene, men fortsatt gjenstår store omveltninger i alt fra hvordan vi organiserer oss og utfører vår oppgaveløsning, til hvordan vi samhandler med relevante aktører og interessenter rundt oss.
De overordnede målene for bevilgningen til Arkivverket i 2020 var de samme som for 2019 og er nærmere beskrevet i årsrapporten for 2019. Arkivverket jobber i flere akser i egen organisasjon og mot arkivfeltet for å kunne bidra til å løse utfordringene på kort og lenger sikt:
Arkiv- og dokumentasjonsmiljøene må være tettere integrert med virksomhetenes andre kjerneområder. Arkivverket ønsker gjennom initiativet «Innebygd arkivering» å finne ut hvordan dokumentasjon som bør bevares ikke skal gå tapt. Dette tiltaket alene vil likevel ikke være tilstrekkelig for å møte utfordringene vi ser. Det vil også være nødvendig å se på hvordan arkivfunksjoner er organisert, både prosesser i forvaltningen og arkivinstitusjonene, og hvordan de henger sammen. Alt tyder på at den tradisjonelle verdikjeden som fungerte for papirarkiv kan og må løses annerledes nå som dokumentasjon og arkiv er del av et større økosystem av informasjonsflyt og gjenbruk.
Arkivområdet må utvikles for å finne nye måter å håndtere og sikre autentiske arkivdata. Det krever helt ny kompetanse og samarbeid mellom fagområder for å legge strategier og handlingsplaner for hvordan dette problemområdet bør tilnærmes. Hele offentlig sektor må endre forståelsen av hva arkiv er nå som stadig flere prosesser foregår i et stort økosystem med gjensidig utveksling av informasjon: hvordan kan konteksten dokumenteres og informasjonens autentisitet bevares over tid? Dette er kompliserte problemstillinger, og vi har igangsatt flere initiativer som skal jobbe med disse og vil kontinuerlig følge framdriften for å justere tilnærmingen etter behov.
Digitalarkivet må fylles med innhold. Satsingen på fellesløsningen Digitalarkivet innebærer et stort ansvar for Arkivverket: løsningen skal svare godt på brukerbehov både for langtidsbevaring og publisering, og samtidig er det forventet at fellesløsningen skal gi flere og betydelige gevinster og bruker- og samfunnseffekter. En helt sentral forutsetning for at dette skal være mulig er at fellesløsningen får tilført betydelige mengder data og informasjon eller metadata om arkivenes innhold. Arkivverket vil fortsette arbeidet med å skanne papirarkiver som allerede befinner seg i etaten. Arkiver som befinner seg i forvaltningen må digitaliseres, og det samme i kommuner og privat sektor. Nasjonalbiblioteket som skanningsfabrikk vil ha en viktig rolle som bidragsyter av data fra egne og andres arkiver til fellesløsningen. Dette er et formidabelt arbeid, og Arkivverket vil ha et særlig ansvar for å synliggjøre gevinster som kan realiseres for de virksomhetene som prioriterer digitaliseringsarbeidet og som publiserer i fellesløsningen.
Kritisk tilnærming til tradisjonell oppgaveløsning og organisering. I Arkivverket oppfordres medarbeiderne til å utforske det nye og utfordre det eksisterende. Med etableringen av fellesløsningen Digitalarkivet vil historiske data for første gang kunne deles, uavhengig av tid og sted. Det gjør noe med hvordan vi må organisere arbeidet og oppgavefordelingen i stort. For Arkivverket betyr det at virksomheten dreies fra geografisk tilstedeværelse og oppbevaring, til utvikling og stordrift av IT-løsninger. Dette scenarioet mener vi er minst like aktuelt for kommunal sektor, og Arkivverkets ambisjon er å ha en god dialog rundt hvordan fremtidens infrastruktur på arkivfeltet bør se ut. Norges befolkning flytter på seg. En proprietær tilnærming til eiendomsrett og oppbevaring er ikke ressurseffektiv eller tjenlig med en fellesløsning. Generelt sett må den digitale kompetansen økes på hele arkivfeltet, samtidig som det med en fellesløsning vil være mulig å bygge høykompetansemiljøer på tvers av forvaltningsnivåer som vil bidra til å ivareta viktige funksjoner som sikkerhet og redusere risiko.
Prioritering av samarbeidstiltak på privatarkivfeltet. Arkivverket vil fortsette koordineringsarbeidet på feltet, og ser et stort behov for at aktørene selv initierer samarbeidstiltak der institusjonene tenker større og utover sitt eget virkeområde. De må gå sammen om tiltak som løfter felles utfordringer og dermed gir større gevinster og effekter. Arkivverket vil prioritere å identifisere hvilke privatarkiv som må reddes. Vi vil jobbe for at alle privatarkiv blir bevart i Digitalarkivet, slik at brukerne kan finne all autentisk informasjon på tvers av institusjoner samlet på ett sted.
Norsk helsearkiv
Helsearkivet har et eget samfunnsoppdrag og har utarbeidet en strategi og langsiktig plan med seks målsettinger:
Å være et anerkjent helseregister for ny kunnskap og bedre folkehelse innebærer at vi utvikler et nytt helseregister som er godt kjent, attraktivt og lett tilgjengelig for våre brukere, slik at våre helsedata blir brukt til å skape ny kunnskap som bidrar til bedre folkehelse.
Effektiv og konkurransedyktig produksjon. Norsk helsearkiv skal ha en høy produksjon i sin digitalisering av fysisk pasientarkivmateriale, noe som vil gi rask vekst i digitalt tilgjengelig materiale for forskning. Produksjonen skal være minst like effektiv som hos sammenlignbare aktører både i privat og offentlig sektor som driver med digitalisering av fysisk arkivmateriale.
Inngå avtaler og holde mellomlageret fullt. Å inngå nok avleveringsavtaler med virksomheter i spesialisthelsetjenesten er helt avgjørende for at vi til enhver tid har et tilnærmet fullt mellomlager og sikrer nok materiale til at vi kan ha full drift i produksjonen gjennom året.
Utvikle metoder for å tilby forskere relevante data. Som et ledd i å være et anerkjent helseregister som blir hyppig brukt i forskningsøyemed er vi helt avhengige av å ha gode digitale verktøy for å analysere, få oversikt og synliggjøre dataene våre og mulighetene de gir for forskning. Vi trenger å utvikle gode og omfattende metoder som ved bruk av f.eks. kunstig intelligens vil kunne identifisere, trekke ut og strukturere relevante data som den enkelte forsker ønsker og har behov for.
Ledende innen langtidsbevaring av helsedata. Våre data skal bevares for evig tid. Det gjør at forskere og pårørende kan søke kunnskap i pasientarkivmaterialet også om 200 år. For å sikre dette må vi ta vare på og vedlikeholde dataene etter hvert som teknologien utvikler seg. Det gjør vi ved å følge internasjonale standarder for digital langtidsbevaring og bygge kompetanse innen fagfeltet.
Bygge tillit til Helsearkivets behandling av personopplysninger. Gjennom kontinuerlig og grundig arbeid med informasjonssikkerhet, personvern og compliance og god og tydelig utadrettet kommunikasjon sikrer vi at alle våre samarbeidspartnere og landets innbyggere har tillit til at Norsk helsearkiv behandler personopplysninger trygt og sikkert.
Les mer om:
Innebygd arkivering
Digitalarkivet
Gjeldende strategi evalueres og justeres ved årets utgang, slik at den hele tiden strekker seg over tre år.