Avlevering til NHA - fysiske pasientarkiver
Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt til å avlevere pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv når de ikke lenger har behov for det, tidligst ti år etter pasientens død.
Avlevering av fysiske pasientarkiver
Avleveringsplikten og veiledning for avlevering
Virksomheter i spesialisthelsetjenesten skal avlevere sine pasientarkiver til Norsk helsearkiv (spesialisthelsetjenesteloven § 3-2a), etter kravene beskrevet i Helsearkivforskriften. Pasientarkivet skal avleveres når virksomheten ikke lenger har behov for pasientjournalene, tidligst ti år etter pasientens død. Avlevering kan avtales på et tidligere tidspunkt enn ti år etter pasientens død, dersom virksomheten av medisinsk, rettslig eller administrative årsaker ikke har behov for det.
Ved avlevering overtar Riksarkivaren dataansvar over materialet, jf. arkivloven § 10. Det innebærer at Riksarkivaren overtar ansvaret for å bevare og sikre arkivmaterialet etter avlevering.
En avleveringsprosess består av flere trinn, og vi har beskrevet prosessen gjennom tre veiledere som du finner nedenfor.
Ta kontakt med Norsk helsearkiv ved spørsmål eller behov for mer veiledning.
Veilederne er utarbeidet med grunnlag i følgende lover og forskrifter:
1 - Hvordan kartlegge pasientarkiv og lage avleveringsplan
I denne veilederen finner du informasjon om hvordan virksomheten skal kartlegge sine pasientarkiver for å lage en avleveringsplan (bevarings- og kassasjonsplan) etter kravene i Helsearkivforskriften kapittel 3.
2 - Hvordan inngå avtale og forberede avlevering av pasientarkiver
I denne veilederen finner du informasjon om hvordan virksomheten inngår avtale om avlevering med Norsk helsearkiv. Her finner du i tillegg informasjon om særoppdrag, som innebærer at Norsk helsearkiv gjør deler av avleveringsprosessen for virksomheten mot betaling. Du finner også informasjon om morsutskilling og om rensing og arkivbegrensning.
3 - Hvordan merke, pakke ned og transportere pasientarkiver
I denne veilederen finner du informasjon om hvordan pasientarkivene skal pakkes ned og krav til esker, i tillegg til informasjon om merking med etiketter og krav til transport.
4 - Annen relevant veiledning
Leter du etter informasjon om håndtering av mugg, bruk av registreringsprogrammet NHAREG eller filoverføringstjenesten? Det kan du finne veiledning på her.