Veileder for arkiv ved interkommunale samarbeid
Veilederen er ment som et verktøy til kommuner for å sikre at arkivene og arkivansvaret forvaltes på en god måte når kommuner samarbeider om oppgaveløsing.
1 - Innledning
1.1 - Målgruppe
Målgruppen for denne veilederen er alle som har i oppgave å sikre en forsvarlig forvaltning av arkivene ved interkommunale samarbeid. Det kan være kommunedirektører, arkivledere, fagansvarlige med flere. Veilederen inneholder en oversikt over de mest sentrale samarbeidsformene og gir et praktisk forslag til hvordan dere kan dokumentere samarbeidene i arkivplanen.
1.2 - Regelverk
Her er en oversikt over det mest sentrale regelverket som er relevant for interkommunale samarbeid:
§
- Arkivloven § 6 pålegger offentlige organ å holde arkiv.
- Arkivforskriften § 1 plasserer arkivansvaret hos øverste administrative leder av organet, og det kommunale arkivansvaret omfatter også arkiv som er avlevert til arkivdepot.
- Riksarkivarens forskrift § 1 sier at organet i arkivplanen skal dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert.
- Arkivforskriften § 20 stiller krav til at arkivene skal være ordnet etter opphav.
- Arkivforskriftens §21 sier at om et saksområde blir overtatt av en virksomhet som ikke er underlagt arkivloven kan ikke arkivet overføres med mindre det er med Riksarkivarens godkjenning.
- Arkivforskriften § 17 krever at det utarbeides en oversikt over overført materiale dersom arkiv overføres mellom organ. Sammenblanding av organenes arkiv skal ikke skje.
1.3 - Hvorfor dette er viktig
Interkommunale samarbeid er svært vanlige i Norge. Fellesnevneren for de ulike formene for samarbeid er overføring av kommunale oppgaver fra en eller flere kommuner inn i en samarbeidsordning.
Ofte er drift av arkiv i interkommunale samarbeid underlagt samme krav som en kommune må forholde seg til. Å ivareta dokumentasjonen skapt i interkommunalt samarbeid er viktig fordi dokumentasjonen kan ha offentlighetens interesse underveis i arbeidsprosesser og i etterkant. Videre så er det viktig for å sikre rettsikkerhet og etterrettelighet.
For å ivareta innbyggerne og andre sin tilgang til dokumentasjon skapt i de interkommunale samarbeidene er det viktig å ha en plan for hvordan dokumentasjonen skal ivaretas, før samarbeidet starter. Arkivleder bør derfor involveres ved etablering av nye samarbeid. Særlig bør man vurdere konsekvensene av at et samarbeid oppløses og ha en plan for en slik situasjon. Avvikling eller endring i samarbeidet stiller strenge krav til ryddig og korrekt behandling av arkivene som har blitt dannet i det interkommunale samarbeidet.
2 - Samarbeidsformer og arkivplikt
2.1 - Ulike samarbeid
Et interkommunalt samarbeid skal etter kommuneloven § 17-1 foregå på en av disse måtene:
- interkommunalt politisk råd,
- kommunalt oppgavefellesskap,
- vertskommunesamarbeid,
- interkommunalt selskap,
- aksjeselskap eller samvirkeforetak,
- forening eller annen måte som det er rettslig adgang til.
En kommune kan delegere konkrete oppgaver og myndighet for alle fasene i arkivets livsløp, men kan aldri delegere selve ansvaret ut av virksomheten. Kommunen må ta stilling til hvilke dokumentasjonsplikter samarbeidet har i særlovgiving og om krav i offentlighetslov og arkivlov skal følges for samarbeidet. Mange interkommunale samarbeid har en liten administrasjon. I slike tilfeller kan en av kommunene drifte arkivet.
2.2 - Disse må følge arkivloven
Ved vertskommunearbeid følger arkivplikten av vertskommunens ansvar. Ved interkommunalt politisk råd og kommunalt oppgavefellesskap må samarbeidsavtalen avklare om dette er eget rettssubjekt, og ansvaret for samarbeidets arkiver. Dersom disse ikke er egne rettssubjekt, er de underlagt arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv.
2.3 - Disse må vurdere arkivplikt og arkivansvar
Ved de andre formene for interkommunalt samarbeid bør man adressere spørsmål om arkivplikt og arkivansvar i avtalen som regulerer samarbeidet. Uavhengig av organisasjonsform bør kommunen sørge for at oppgaver som utføres for kommunen blir dokumentert for ettertiden.
Alle de nevnte formene for interkommunalt samarbeid er også underlagt offentlighetslovens krav til journal. Det vil derfor – uavhengig av lovkrav – være en fordel å følge bestemmelsene for offentlige arkiv.
3 - Etablering og avvikling av samarbeidsordninger
3.1 - Dokumentasjon i arkivplanen
Ved opprettelse av et interkommunalt samarbeid skal alle kommunene i ordningen dokumentere i sine arkivplaner hvem som har ansvar for å ivareta arkivfunksjonen for samarbeidet. Dere skal også beskrive i arkivplanen hva som skal skje med arkivene når disse ikke lenger er i aktiv bruk som følge av avvikling av samarbeidet, periodisering og deponering av avslutta arkiv. Det skal også dokumenteres i arkivplanen hvilket arkivdepot som skal langtidsbevare og tilgjengeliggjøre arkivene til samarbeidsordningen. Denne dokumentasjonen bør også finnes i avtalen som regulerer samarbeidet.
3.2 - Utlån eller kopi av aktive saker
Alle aktive saker innenfor fagområdet som overtas av en samarbeidsordning, skal avsluttes i den enkelte kommunes arkiver. Samarbeidsordningen kan gis tilgang ved å få en digital kopi, eventuelt låne saksmapper ved behov for disse i saksbehandlingen. Dere må utarbeide en oversikt over alt arkivmaterialet som kopieres eller lånes ut, og sørge for at dette ikke blandes med samarbeidsordningens arkiver.
På samme måte kan eierkommunene få kopi av aktive saksmapper når samarbeidsavtalen opphører.
4 - Forslag til oppsett over interkommunale samarbeid og arkiv
Dette er en forklaring til utfylling av vedlagte Excel-skjema. Skjemaet er ment som en mal som kan utvides eller forenkles etter brukerens egne behov. For å holde oversikten må skjemaet oppdateres jevnlig, for eksempel når nye samarbeid inngås eller eksisterende opphører.
Navn på samarbeidet
Navn på det interkommunale samarbeidsorganet
Arkivreferanse
Arkivreferanser til saksnummer hvor avtalene er arkivert.
Etablert dato
Etableringsdato (DD.MM.ÅÅÅÅ).
Avviklet dato
Avviklingsdato (DD.MM.ÅÅÅÅ).
Deltakere
Hvilke kommuner, eventuelt andre, deltar i samarbeidet? Spesifiser dersom noen har trukket seg ut.
Arkivlov
Følger det interkommunale samarbeidsorganet arkivloven?
Funksjonsområde
Hvilke funksjoner eller oppgaver utfører samarbeidet for eierkommunene?
Samarbeidsform
Hvilken type samarbeidsform? Et interkommunalt samarbeid skal etter kommuneloven §17-1 foregå gjennom interkommunalt politisk råd, kommunalt oppgavefellesskap, vertskommunesamarbeid, interkommunalt selskap, aksjeselskap, samvirkeforetak, forening eller annen måte som det er rettslig adgang til.
Arkivansvarlig
Hvem har ansvar for det interkommunale samarbeidets arkiv og journalføring? Navn på organ og kontaktperson.
Arkivsystem
Navn på system som brukes til arkiveringen for det interkommunale samarbeidet.
Dokumentasjonsplikter
Er dokumentasjonspliktene i særlovgivning i samarbeidsorganet kartlagt?
Arkivdepot
Beskriv hvilket arkivdepot som skal langtidsbevare arkivmaterialet. Når skal overføring til arkivdepot skje?
