Arkivansvaret og arkiveringsplikten

I arkivloven § 2 defineres offentlig organ som statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet. Ifølge proposisjonen til arkivloven er forvaltningsorganer, institusjoner og forvaltningsbedrifter å betrakte som offentlige organer. Foretak organisert etter lov om statsforetak og rene næringsvirksomheter organisert som aksjeselskaper eller andelslag, selv om alle aksjer eller andeler eies av det offentlige, faller derimot ikke inn under arkivlovens definisjon av offentlig organ.

Offentlige organer skal innrette sine arkiver på en slik måte at de ikke bare dekker det kortsiktige forvaltningsmessige behovet som organet måtte ha, men også det langsiktige samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon.

Arkivansvaret innebærer en plikt til å sikre arkivmaterialet mot å gå tapt og til å bevare arkivenes bevisverdi, integritet, autentisitet og konfidensialitet. Arkivene skal være tilgjengelige, ikke bare for organet selv, men også for tilsynsorganer, kontroll fra de folkevalgte og innsyn fra offentligheten.

Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Plikten til å arkivere er heller ikke begrenset til kun å gjelde de dokumentene som er saksdokumenter for organet. Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringsplikten.

Dersom et dokument verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivbegrenses. Det betyr at dokumentet ikke skal arkiveres, eventuelt fjernes fra arkivet.

Å ivareta arkivansvaret innebærer å behandle alle dokumenter som faller inn under arkivlovens arkivbegrep i tråd med arkivregelverket. Arkivansvaret og arkiveringsplikten omfatter all virksomhet i et offentlig organ. Å sikre et forskriftsmessig arkivhold kan derfor være en kompleks oppgave i organer med bredt saksfelt, eksempelvis kommuner og fylkeskommuner.

I mange organer skapes arkiver i systemer som tradisjonelt har ligget utenfor arkivtjenestens ansvarsområde. Dette kan dreie seg om fagsystemer utviklet for å støtte særskilte saksbehandlingsprosesser, databaser, kommunikasjonskanaler, samhandlingsløsninger osv. For å kunne ivareta arkivansvaret må organet gjøre en vurdering av hvorvidt slike systemer inneholder arkivdokumenter.

Se også: Journalføring og Arkivering uten journalføring

Den øverste ledelsen har ansvaret for at arkivarbeidet tilfredsstiller organets egne behov og at det utføres i tråd med gjeldende lover og regler, herunder arkivloven med forskrifter.

Ledelsens arkivansvar kommer til uttrykk i arkivforskriften § 4 hvor det fastslås at det er den øverste ledelsens ansvar å se til at arkivarbeidet omfattes av organets internkontroll.

Følgende oppgaver er sentrale for å ivareta det overordnede arkivansvaret:

• Å etablere en arkivfunksjon og sørge for tilstrekkelig fullmakter til arkivtjenesten og eventuelt andre med arkivansvar
• Å utarbeide rutiner for rapportering fra arkivfunksjonen til ledelsen
• Å se til at det blir etablert internkontroll for arkivarbeidet
• Å sikre at arkivfunksjonen har tilstrekkelig ressurser i form av lokaler, utstyr og bemanning
• Å sørge for at arkivtjenesten har rett kompetanse og tilrettelegge for kompetanseheving

Arkivloven med forskrifter stiller ikke lenger særskilte krav til organiseringen av arkivfunksjonen. Organet står derfor fritt til å organisere arkivfunksjonen slik at den kan støtte organets virksomhet på en optimal måte. Kravet til å dokumentere arkivansvaret og -organiseringen i arkivplanen er imidlertid tydeliggjort i de reviderte forskriftene.

Offentlige organer må rigge sin arkivfunksjon slik at de er i stand til å oppfylle kravene i arkivregelverket. Ledelsen må forsikre seg om at de som får tillagt myndighet og ansvar på arkivområdet har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre arkivfaglige vurderinger og utføre oppgavene.

Arkivverket overtar ansvaret for statlige arkiver når de avleveres. Kommuner og fylkeskommuner har ansvaret for egne arkiver også etter at de er overført til depot.

Se også: Arkivplan og internkontroll

Det er mulig å delegere konkrete arkivoppgaver og myndighet til eksterne, men selve ansvaret kan ikke delegeres. Eksempelvis inngår offentlige organer ofte avtaler med eksterne leverandører om ordning av arkiv.

Forutsetningen for å sette arkivoppgaver ut til eksterne aktører, er at arkivskaper fremdeles kan ivareta arkivansvaret. Dette innebærer blant annet at organet må ha rett til informasjon om og kunne kontrollere utførelsen av oppgavene samt ha mulighet til å trekke seg fra avtalen.

Arkivloven inneholder ingen særskilte bestemmelser om utsetting av arkivoppgaver til eksterne aktører, eller retningslinjer om hvordan myndighet og ansvar i så fall skal fordeles. Man må derfor forholde seg til de sedvanlige reglene om arkivansvar, mulighetene for å delegere og retten til å inngå privatrettslige avtaler.

Arkiver har en viktig funksjon både for arkivskaper og for samfunnet som sådan. Arkivene skal:

• sikre at offentlige organer kan holde oversikt over sin virksomhet  
• sikre at forvaltningen kan dokumentere sine vedtak og sitt arbeid for all tid eller til dokumentasjonsbehovet faller bort
• sikre publikum tilgang til viktig informasjon om forvaltningens planer og aktiviteter  
• sikre enkeltmenneskers rettsvern ved å dokumentere personlige rettigheter til eksempelvis velferdsgoder eller eiendom
• være en kilde til samfunnets kulturarv og bidra til innbyggernes forståelsen av egen identitet  
• kunne brukes som grunnlagsmateriale for forskning