Om bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning
Her finner du informasjon om bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning.
Formålet med bevaring av offentlige arkiv er å sørge for at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.
Bevaringsverdig materiale skal avleveres/deponeres til et arkivdepot når organet som har skapt materialet (arkivskaper), ikke lenger bruker det i sin virksomhet.
Arkivloven med forskrifter (se Lovhjemmel nedenfor) danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning.
Lovhjemmel
Arkivloven med forskrifter danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning.
Hva sier lovverket om bevaring og kassasjon?
Arkivloven og arkivforskriftene skal sikre at bevaringsverdige arkiv ikke blir kassert:
Arkivlovens § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres, dvs. slettes eller destrueres, med mindre dette er hjemlet i arkivloven med forskrifter, eller Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon.
Arkivforskriftens § 15 gir påbud om bevaring av bestemte typer materiale, mens § 14 sier hva slags materiale som skal arkivavgrenses.
Riksarkivarens forskrift, kapittel 7, del II omfatter felles kassasjons- og bevaringsbestemmelser for statsforvaltningen ("egenforvaltningssaker").
Riksarkivarens forskrift, kapittel 7, del III regulerer bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner.
Hovedprinsipper og metodikk for arbeidet med bevaring og kassasjon
Arkivverket har utviklet en metodikk for arbeidet med bevaring og kassasjon. Denne er formulert i dokumentet "Hovedprinsipper for Riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning", som ble godkjent av Riksarkivaren 11.08.2006.
Dokumentet er en foredling og en videreutvikling av Bevaringsutvalgets rapport fra 2002.
Uhjemlet kassasjon
Uhjemlet kassasjon innebærer at en makulerer, ødelegger eller sletter arkiv uten at dette er hjemlet i lov eller forskrift eller godkjent av Riksarkivaren.
Uhjemlet kassasjon kan føre til at fremtidig forsking kan bli skadelidende. I verste fall kan enkeltpersoner bli ute av stand til å dokumentere sine rettigheter.
Hvordan sikre oversikt?
Det skal utarbeides kassasjonsregler for materiale som:
- ikke kommer inn under arkivavgrensingen i arkivforskriftens § 14, eller bevaringspåbudet i § 15
- eller blir omfatta av bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift, kapittel 7.
Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares, og hva som kan eller skal kasseres – eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.
Hva er kassasjon?
For materiale som ikke blir funnet bevaringsverdig for ettertiden, blir det gjort kassasjonsvedtak. Det vil si at materialet ikke skal leveres til et arkivdepot, men kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det i sin egen virksomhet.
Arkivmateriale kan ikke kasseres uten tillatelse fra Riksarkivaren.
Hvorfor kasserer vi arkivmateriale?
Det er knyttet betydelige kostnader til oppbevaring og tilgjengeliggjøring av papirarkiv og elektroniske arkiv. I praksis kan en derfor ikke bevare alle arkiv som offentlig forvaltning etterlater seg.
Det skal alltid foretas en bevarings- og kassasjonsvurdering av materialet før avlevering for å sikre det som har verdi for ettertiden.
Kassasjon i elektroniske arkiv
Alle godkjente Noark-4 system skal ha rom for å sette inn kode for bevaring og kassasjon på saksnivå.
I Noark5 kan det også registreres bestemmelser og regler om bevaring og kassasjon.
Her kan du lese mer om bevaring og kassasjon i elektroniske arkiv.
Riksarkivaren satte høsten 2010 i gang et prosjekt som skulle utarbeide nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner, fylkeskommuner og egenforvaltningssaker i staten. Prosjektet fikk navnet BK OFFSEK.
Du kan lese mer om prosjektet og høringen under Riksarkivarens høringer.
