Sikring og bevaring av privatarkiv

Mens statlige, fylkeskommunale og kommunale arkiver systematisk blir bevart i arkivinstitusjoner, blir privatarkiver (som omfatter personarkiv, bedriftsarkiv, organisasjonsarkiv mm.) i liten grad sikret på samme måte. I samisk sammenheng er det relativt få privatarkiv som er bevart, og av den grunn er det særlig behov for å få oversikt over, og dokumentere alle typer samiskspråklige arkiv, og arkiv med betydning for det samiske samfunnet.

Bevaring av privatarkiver

Privatarkiver står ofte i fare for å gå tapt da det ikke finnes noen regler for hvordan de skal bevares. De risikerer å bli kastet eller skadet ved flytting, plassmangel, driftsomlegging, nedleggelse, dødsbo, valg av ny leder og nytt styre, brann, fuktskade eller skadedyr. 

Bevaring av arkiv fra privatpersoner, næringer, bedrifter, private institusjoner, utvalg, organisasjoner og lag er viktig slik at deres aktivitet og historie blir dokumentert for ettertiden. Slik privatarkivmateriale kan bestå av alt fra dagbøker, brev, fotografier, protokoller, saksdokumenter, regnskap, båndopptak og film – eller annet. Det kan foreligge i både digital og fysisk form, og både eldre og nytt materiale er bevaringsverdig. 

Privatarkiver utfyller arkiver fra statlig, fylkeskommunal og kommunal sektor, og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Det er viktige kilder for å forstå dagens samfunn og lokalsamfunnenes utvikling, og kan gi grunnlag for blant annet forskning, historieforståelse, identitet og rettighetsdokumentasjon.

Ved bevaring av arkiv i en bevaringsinstitusjon kan arkivmaterialet enten deponeres eller avleveres. Ved avlevering går eiendomsretten til arkivet over til mottakerinstitusjon. Ved deponering beholdes eiendomsretten, men arkivet bevares i institusjonens magasiner. Den som avleverer eller deponerer et privatarkiv har anledning til å avtale begrensninger med hensyn til adgang til arkivet. Arkivmateriale som inneholder sensitiv informasjon om personer og forretninger, eller som av andre årsaker ikke bør være fritt tilgjengelig, klausuleres automatisk i samsvar med gjeldende lover og regler.

Ved mottak av arkiv vil arkivinstitusjoner registrere materialet og legge ut en generell liste over arkivets innhold på Arkivportalen. På www.arkivportalen.no kan alle gå inn og se hva slags arkiver som finnes bevart ved forskjellige arkivinstitusjoner i Norge.

Ta kontakt!

Dersom du/dere har arkivmateriale som kan være bevaringsverdig, vil vi oppfordre dere å ta kontakt med en arkiv- eller bevaringsinstitusjon for å forhøre dere om mulighetene for avlevering eller deponering. Samisk arkiv har anledning til å ta imot all type samiske privatarkiv og arkiv som har betydning for det samiske samfunnet.

Ta gjerne kontakt med oss dersom du/dere har spørsmål eller har interesse av arkivering.

Bevaringsplan for samiske privatarkiv

Samisk arkiv-Arkivverkets arbeid har utviklet en bevaringsplan for samiske privatarkiv, Ájmon-Aajmojne-Áimmuin – Bevaringsplan for samiske privatarkiv: Skal ta vare på mer samisk historie ved hjelp av bevaringsplan

Veiledere