Veileder for dokumentasjon av arkivansvar

Denne veilederen er ment for deg som har ansvar eller sentrale oppgaver innen dokumentasjonsforvaltning og arkivfaglig arbeid, blant annet utarbeiding av arkivplan. Hvem dette er vil variere ut fra virksomhetens organisering, størrelse og oppgaver. 

Ifølge arkivloven § 6 er alle offentlige virksomheter pliktige til å ha arkiv og sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Arkivet skal inneholde alle dokumentene som har betydning for saksbehandlingen til virksomheten, eller som har verdi som dokumentasjon.

Arkivansvaret innebærer å behandle alle dokumentene i henhold til arkivregelverket – uavhengig av format, lagringsmedium eller hvilket system de inngår i. Arkivansvaret omfatter også de arkivene en virksomhet danner i andre virksomheters systemer.

Les mer om arkivansvaret og arkiveringsplikten.

Å dokumentere arkivfunksjonen er viktig for å sikre en felles forståelse av hvordan arkivoppgaver, roller og fullmakter er organisert og fordelt i deres virksomhet. God dokumentasjon forankrer arkivansvaret og bidrar til kvalitet i arkivholdet. Det blir enklere å avdekke avvik og utfordringer, og gjøre nødvendige endringer. Dokumentasjonen av ansvar og organisering er også en forutsetning for internkontrollen med arkivarbeidet. Les mer om arkivansvar og internkontroll i veilederen vår om å etablere internkontroll for arkiv.

Arkivansvaret omfatter hele virksomheten. Derfor er det viktig å involvere bredt. Det vil være nødvendig å inkludere øverste ledelse, enhetsledere og arkivtjenesten i arbeidet. Det kan også være nyttig å involvere ansatte med oppgaver med betydning for arkivholdet, for eksempel systemansvarlige og IT-ansatte. 

Dokumentasjonen av hvordan arkivansvaret blir ivaretatt og hvordan arkivfunksjonen er organisert er en sentral del av arkivplanen. Dere står fritt med hensyn til hvordan dere vil utforme dokumentasjonen. Organisasjonskart, matriser og modeller kan være nyttige for å dokumentere hvordan virksomheten ivaretar arkivansvaret. Det sentrale er at kart og terreng stemmer – dokumentasjonen skal vise hvordan ansvaret utøves i praksis. 

Dokumentasjonen vil variere ut fra virksomhetens størrelse, organisering, og funksjoner. Store virksomheter med et bredt spekter av oppgaver vil som regel ha behov for en mer detaljert dokumentasjon enn små virksomheter med få og avgrensede oppgaver. 

Det overordnede arkivansvaret i offentlige virksomheter ligger hos øverste ledelse. Av praktiske grunner vil det være nødvendig å delegere utøvelsen av arkivansvaret nedover i virksomheten. Å delegere innebærer at oppgavene knyttet til ansvaret overlates til noen andre. Den som får delegert oppgaver knyttet til arkivansvaret må samtidig få nødvendig myndighet til å utføre dem. 

Innholdet i og rammene for delegeringen fastsettes gjennom fullmakter. Fullmaktene skal dokumenteres i arkivplanen. Delegeringsfullmaktene kan knyttes til etterlevelse av relevante lover og forskrifter eller definerte oppgaver. Fullmaktene skal gjenspeile virksomhetens funksjoner og organisering, men dere står fritt med tanke på oppbygning og detaljeringsgrad. Mange virksomheter har utarbeidet egne delegeringsreglement, og fullmaktene for arkivarbeidet kan med fordel tas inn her.   

Hjelpespørsmål

• Har øverste ledelse delegert utøvelsen av arkivansvaret? 
   
• Dokumenterer arkivplanen hvem som har fått delegert ansvar på arkivområdet? 
   
• Er det tydelig ut fra arkivplanen hvilke beslutninger om arkiv som skal fattes av øverste ledelse og hvilke oppgaver som er delegert til andre?

Offentlige virksomheter danner arkiv i flere ulike systemer. De fleste virksomheter har et system for generell saksbehandling med funksjonalitet for journalføring og arkivering.  Det finnes også en rekke fagsystemer som er utviklet for å håndtere saker innenfor et spesifikt fagområde. I tillegg kan databaser, kommunikasjonskanaler og samhandlingsløsninger også inneholde  arkivmateriale.

Arkivansvaret må ivaretas for alle funksjoner som skaper dokumentasjon. Det er viktig å dokumentere hvilke oppgaver som utføres av arkivtjenesten og hvilke som er tildelt for eksempel enhetsledere, systemansvarlige og medarbeidere i fagenhetene. Hvis dere ikke har beskrivelser av rollene med tydelige grenseganger, kan dere risikere at viktige arkivoppgaver ikke blir gjort.

Hjelpespørsmål

• Dokumenterer arkivplanen arkivorganisering og ansvar for alle deler av virksomheten - både primærfunksjonene og egenforvaltningen? 
   
• Fastsetter arkivplanen en tydelig grensegang for hvilke oppgaver og hvilket ansvar som ligger til henholdsvis arkivtjenesten og de enkelte enhetene? 

Arkivansvaret omfatter hele arkivets livsløp – fra innføringen av nye systemer til kassasjon eller langtidsbevaring i arkivdepot. Nedenfor er en liste med hjelpespørsmål som peker på aktuelle ansvarsområder og oppgaver som må ivaretas. Dette er ikke en uttømmende liste, og dere må selv sørge at dokumentasjonen er tilstrekkelig for deres virksomhet. 

Innkjøp av systemer

• Hvem kjøper inn nye systemer?
   
• Hvem utformer kravspesifikasjoner for nye systemer? 
   
• Hvem ivaretar arkivfaglige krav til systemer ved innkjøp?

Arkivdanning

• Hvem har ansvar for å registrere og arkivere dokumenter?
   
• Hvem har ansvar for å arkivere dokumenter som ansatte mottar, for eksempel e-post?
   
• Hvem har ansvar for å føre kontroll med journalposter i ulike statuser? 
   
• Hvem har ansvar for å utarbeide rutiner for arkivdanningen? 
   
• Hvem har ansvar for å ivareta arkivfaglige hensyn ved organisasjonsendringer?

Bevaring og kassasjon

• Hvem har ansvar for å bevaringsvurdere arkivene? 
   
• Hvem har ansvar for å kassere?

Periodisering og uttrekk

• Hvem har ansvar for å utarbeide og følge opp rutiner for periodisering? 
   
• Hvem har ansvar for å ta uttrekk av elektroniske arkiver? 
   
• Hvem har ansvar for å holde kontakt med eksterne aktører som involveres i arbeidet, for eksempel leverandører, konsulenter og arkivdepotet?

Deponering og avlevering

• Hvem har ansvar for å utarbeide og følge opp plan for avlevering/deponering? 
   
• Hvem har ansvar for å behandle innsynsforespørsler som gjelder deponert materiale?

Mange virksomheter får arkivtjenester utført gjennom ulike former for samarbeid, for eksempel interkommunale samarbeid, eller de har satt ut arkivoppgavene til andre offentlige virksomheter. En del private aktører tilbyr også arkivtjenester til det offentlige.
 
Hvis deres virksomhet har arkivoppgaver som blir utført av eksterne, er det spesielt viktig å dokumentere hvem som har ansvar for hva. Dette er en forutsetning for forsvarlig og effektiv styring av arkivarbeidet. Dere kan delegere konkrete oppgaver og myndighet for alle fasene i arkivets livsløp, men dere kan aldri delegere selve ansvaret ut av virksomheten. 
 
Dere må dokumentere hvilke oppgaver som utføres av eksterne aktører i arkivplanen. Dette kan være avgrensede oppgaver som å utarbeide arkivplan, bevarings- og kassasjonsplan, klassifikasjon eller å ordne og registrere papirarkiver. Det kan også være løpende driftsoppgaver som for eksempel felles dokumentsenter eller arkivdepot.

Hjelpespørsmål

• Har vi en avtale med våre leverandører av arkivtjenester som spesifiserer deres oppgaver og myndighet?
   
• Hvem ivaretar ansvaret for arkivene vi danner i andre virksomheters systemer?