Bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon er dokumentert. Denne veilederen gir oversikt over de nødvendige rutinene, og praktisk hjelp til å lage dem.
Denne veilederen er laget for deg som er ansvarlig for utarbeidelse av rutiner for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i offentlige organer.
Veilederen gir praktisk støtte når dere skal lage og vedlikeholde arbeidsrutiner og annen dokumentasjon knyttet til elektronisk arkivering, for eksempel:
før organet tar i bruk et nytt arkivsystem som behandler og lagrer arkivdokumenter elektronisk
i forbindelse med endringer i arbeidsprosesser, ansvarsfordeling eller systemoppgraderinger
Klikk på ord med stiplet linje under for å få opp en kort forklaring.
Kapittel 3 i Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystemer for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass før slike systemer blir tatt i bruk. Dokumentasjonen skal være en del av arkivplanen.
Kravene til hvilke instrukser, rutiner og ansvarsforhold som skal være dokumentert står i disse paragrafene (lovdata.no):
Veilederen tar for seg hver av disse i detalj.
Dokumentasjonskravene gjelder alle fullelektroniske systemer som styrer arkivering av, og tilgang til, arkivdokumenter - både sak-/arkivsystemer og fagsystemer.
Riksarkivarens forskrift § 3-1 (1) og arkivloven § 2 a. og b. definerer begrepet slik:
Arkivdokument: et dokument som skal inngå i et arkiv.
Dokument: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring.
Arkiv: dokument som blir til som ledd i en virksomhet.
Kravene begrenser seg altså ikke til systemer for saksdokumenter som skal journalføres, men gjelder alle elektroniske arkivdokumenter. Så lenge systemene inneholder elektroniske arkivdokumenter, gjelder kravene i forskriften. Det inkluderer elektronisk arkivering i:
Beskrivelse av ansvar, rutiner og rettigheter i § 3-2 må utarbeides per system. For fagsystem som arkiverer mot Noark, kan rutiner for oppbevaring og sikring i § 3-4 være lik beskrivelsen for sak-/arkivsystemet eller Noark-kjernen.
Enkelte av kravene i forskriften vil ikke være relevante for alle systemer. For eksempel faller kravet i § 3-2 (2) om ansvar og prosedyre for journalføring bort dersom systemet ikke inneholder journalpliktige arkivdokumenter. Krav i § 3-6 (2) om retningslinjer for å kontrollere skanning vil falle bort dersom det ikke skal foretas innskanning av papirdokumenter til systemet.
Kravene gjelder ikke for elektroniske systemer som kun fører journal for saksdokumenter, hvor dokumentene blir bevart på papir. De gjelder heller ikke for fagsystemer der dokumentene bevares på papir. Slike systemer kommer inn under mer generelle krav om rutiner for oppbevaring og sikring, og oversikt over hvor arkivdokumentene er lagret (Riksarkivarens forskrift § 1-1).
Hvordan skaffe dokumentasjon
Et fint sted å begynne arbeidet, er å undersøke om dere har eksisterende dokumentasjon som kan brukes. Arbeidsrutiner og systemdokumentasjon som dere allerede har, kan ofte være et godt utgangspunkt.
Ta også kontakt med de som kjenner og bruker arkivsystemet. Den som er IT-ansvarlig eller systemansvarlig vil kunne gi tekniske opplysninger om for eksempel filformat, tidspunkt for konvertering osv. Den som er ansvarlig for arbeidsprosessen som danner arkivet kan også gi mer detaljerte opplysninger om bruk av systemet, for eksempel makulering av skannede dokumenter.
Oppsett/utforming av dokumentasjonen
Dere står fritt i valg av format og struktur på dokumentasjonen. Noen samler alt i ett PDF-dokument. Andre bruker intranett eller andre webløsninger. Denne veilederen følger oppsettet i de aktuelle paragrafene i Riksarkivarens forskrift.
Det viktigste er at alle punktene er med, og at dokumentasjonen er tilgengelig og forståelig for de som skal bruke den. Dere skal også kunne legge fram dokumentasjonen ved et eventuelt tilsyn fra Arkivverket.
Elektroniske dokumenter skal bevares som pålitelig, autentisk, uforandret og tilgjengelig dokumentasjon av organets virksomhet. Elektronisk arkivmateriale er utsatt for andre risikomomenter enn papirarkiver, og derfor stilles det større krav til dokumentasjon av hvordan det har blitt dannet.
Organet skal ha en instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter for hvordan arkivdokumentene blir opprettet, mottatt, utvekslet, vedlikeholdt og brukt i arkivsystemet.
(2) Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:
Beskriv hvem som har ansvaret for å tildele og oppdatere brukerrettigheter. Dette kan være en enhet eller rolle i organisasjonen, eller bestemte medarbeidere.
Beskriv også hvilke situasjoner som utløser endringer i brukerrettigheter, som for eksempel nyansettelse, endring i stilling, eller at ansatte slutter. Hvem skal melde om endringen, hvordan skal meldingen gis, og hva skal den inneholde?
I et arkivsystem er det ofte definert et sett med roller som har forskjellige tilganger og rettigheter i systemet. Eksempler på slike roller kan være arkivar, saksbehandler, leder, systemansvarlig osv. En arkivar har ofte full tilgang til å lese og skrive/registrere på alle saker, mens en saksbehandler har begrenset tilgang.
Beskriv hvem som har rett til å tildele de ulike rollene til de som skal jobbe i systemet, og hvilke rettigheter og begrensninger disse rollene har. For eksempel:
Lag en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal signeres og regler for hvordan dette skal foregå. Dette inkluderer alle former for signering, inkludert kulepenn på papir, godkjenningsflyt i det elektroniske arkivsystemet og digital signatur.
Hvis dere bruker eller skal ta i bruk digital signatur; Lag en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal godkjennes digitalt.
Beskriv hvem som har ansvaret for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet, hva som skal kontrolleres og når det skal skje, for eksempel: tittel i henhold til skriveregler, at skanning er korrekt, journalpost på riktig sak, evt. avskrivning, offentlighetsvurdering, tilgangskoder, arkivkode/sakstittel.
Beskriv hvilke rutiner og prosedyrer som gjelder for dokumenter som sendes og mottas, og hvem som har ansvaret. Dette gjelder også for dokumentasjon som ikke kommer inn til felles e-postmottak. Det er for eksempel viktig å ha gode rutiner for dokumentfangst av arkivpliktig dokumentasjon som kommer direkte til saksbehandleres e-post.
Definer hvem som har ansvar for:
fordeling av dokumenter
Beskriv hvilken rolle som fordeler dokumenter til hvem (f.eks. arkivar til leder eller direkte til saksbehandler).
retting av registrerte journal- og arkivopplysninger
Beskriv f.eks. hva saksbehandler kan/skal gjøre selv, og hva dokumentsenteret må gjøre.
avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter
Beskriv f.eks. hva saksbehandler kan kan/skal gjøre selv og hvilken prosedyre for kvalitetssikring dokumentsenteret har.
vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet
Beskriv hvem som har ansvaret for hhv. inngående og utgående brev, og rutiner i tvilstilfeller.
registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
Beskriv hvem som har ansvaret for unntak for offentlighet, jf. forrige punkt.
Beskriv hvilke rutiner som gjelder for registrering og arkivering hvis arkivsystemet er midlertidig ute av drift.
Ved kortere nedetid (1-2 dager) kan det være greit å utsette registrering av inn- og utgående post. I tilfelle lengre nedetid skal man ha rutiner for å håndtere dette. Det kan for eksempel være å føre journalen på papir.
Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig. Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg. Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikeholdt og sikret.
Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:
Beskriv lagringsmediet for det elektroniske arkivsystemet (for eksempel en datamaskin, lokal server eller server i nettsky), og eventuelt om systemet lagrer arkivdokumentene gjennom integrasjon til et Noark-system eller til en Noark-kjerne.
List opp arkivformatene som arkivdokumentene lagres i. Arkivformat er et standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Det kan være ulike arkivformat for de forskjellige produksjonsformatene som de elektroniske dokumentene produseres i. For eksempel kan beskrivelse være at produksjonsformatene Word og Excel konverteres til arkivformat i PDF-A.
På siden om Overføring av elektroniske arkiver og avsnittet Arkivformater kan du lese mer.
Her definerer organet selv saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk og hvilke som av juridiske eller administrative årsaker skal arkiveres på papir. Det kan for eksempel være at man velger å arkivere underskrevne kontrakter på papir.
På siden Om papirarkiv og blanda arkiv og avsnittet Blanda arkiv – papir og digitalt kan du lese mer.
Beskriv tidspunkt for når konverteringen fra produksjonsformat til arkivformat skjer i det elektroniske systemet. Konvertering skjer når produksjonsformatet blir omgjort til et annet format (arkivformat), slik at dokumentet kan leses og bearbeides med en annen programvare enn den som ble brukt til å framstille dokumentet.
Tidspunktet når dette skjer kan for eksempel være når dokumentet journalføres, når saken merkers ferdig eller når saken får status som avsluttet. Beskriv også hvem som har ansvar for at konvertering til arkivformat skjer.
Utarbeid en rutine for kassasjon av papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk i systemet. Med kassasjon menes å destruere, makulere, brenne eller på annen måte tilintetgjøre papirdokumentene etter skanning. Dere må selv vurdere hvor lenge det er behov for å ta vare på papirformatet etter skanningen er utført og kvalitetssikret. Det kan for eksempel være 3 eller 6 måneder etter skanning. Beskriv også hvem som har ansvar for at kassasjon av papirversjonen blir utført.
Se også § 3-6 om destruksjon av papirversjon etter skanning.
Utarbeid en plan som beskriver hvordan arkivsystemet skal periodiseres. Å periodisere betyr å sette et kontrollert tidsskille i arkivet. Det kan være forskjellige rutiner for periodisering for ulike arkivdeler innenfor det aktuelle arkivsystemet.
Planen må si noe om:
Når skal periodisering utføres?
Hvilken metode for periodisering skal benyttes, skarpt eller mykt periodeskille?
Hvordan skal arkivmaterialet vedlikeholdes inntil det overføres til arkivdepot, for eksempel rutiner for sikkerhetskopiering.
På siden om periodisering kan du lese mer om skarpt og mykt periodeskille.
Beskriv hvordan arkivdokumentene skal beskyttes og hvordan dere skal ivareta informasjonssikkerheten i det elektroniske systemet.
Dere skal ha rutiner og tiltak for å sikre at kun autoriserte personer har adgang til dokumentene, at dokumentene ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende og at de er tilgjengelige ved behov. Dette kan blant annet omfatte krav til autentisering ved innlogging, system for tildeling av brukerrettigheter og rutiner for skjerming, kryptering og sikkerhetskopiering. Dere skal også ha rutiner for tilgang til papirdokumenter som er skannet frem til disse blir kassert.
Rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter vil normalt være fastsatt i systemdokumentasjonen og i oppsettet av tilganger og brukerrettigheter i det elektroniske systemet. Rutiner kan også være utarbeidet i forbindelse med kartlegging av personopplysninger i henhold til GDPR.
Dere kan også vise til organets generelle internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet. Se veiledning hvordan dette kan utarbeides på Difis nettside.
Arkivskaper kan ved skanning omgjøre arkivdokumenter på papir til elektroniske dokumenter. Papirversjonen av arkivdokumentene kan deretter destrueres. For å sikre at informasjon ikke går tapt under denne prosessen må dere fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanningen er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før papirversjonen destrueres.
I retningslinjene skal dere beskrive hvem som har ansvar for hva, hvordan skanningen foregår og hvilke rutiner dere har for å kvalitetssikre dokumentet som er skannet inn. Å kvalitetssikre betyr at dere for eksempel må sjekke at alt har kommet med i konverteringen og at dokumentet lar seg åpne og lese.
I noen tilfeller kan man ikke destruere papiroriginalen selv om dokumentet er skannet og bevart elektronisk. Dette gjelder hvis: