Webinar: Hvordan dokumentere arkivansvar

Åpne veilederen for dokumentasjon av arkivansvar i ny fane

Spørsmål og svar

Her gjengir vi spørsmålene vi fikk i løpet av webinaret, og gir samtidig litt mer utfyllende og presise svar på enkelte punkter.

Kan arkivleder delegere oppgaven med å oppdatere hele eller deler av arkivplanen til relevante medarbeidere? Og skal det legges ved fullmakter som tillegg i arkivplanen?
Det er fullt lov å fordele arbeidsoppgaver til andre når det kommer til enkelte deler av arkivplanen. Alle arkivrelaterte arbeidsoppgaver kan delegeres til andre ansatte, eksempelvis arbeid med oppdatering av arkivplanen. Det viktige er at noen er tildelt ansvaret for at oppdateringen av arkivplanen blir gjort. Videre er det viktig at arkivplanen beskriver og dokumenterer arbeidsoppgaver, ansvarsområder, rutiner, rollefordelinger og eventuelle fullmakter. 

Kan arkivplanen til kommunen ligge i kommunen sitt kvalitetssystem, eller er det krav om å bruke arkivplan.no?
Det er stor frihet i form og plattform når det gjelder utforming av arkivplanen. Det er ikke noe krav om å bruke arkivplan.no eller en spesifikk plattform. Det vi ser på tilsyn og under veiledning, er at det finnes en rekke alternativer, og de fungerer fint. Det man skal tenke på er å få på plass en løsning som er hensiktsmessig for seg og sin virksomhet, slik at arkivplanen blir et bra verktøy for de ansatte. Man må også huske på kravene om å holde arkivplanen oppdatert, og arkivere versjoner av den. Det kan gi litt føringer for hvilke løsninger man velger til slutt. Noen deler opp arkivplanen sitt innhold i logiske dokumenter. Så lenge dette er gjort på en oversiktlig måte med gode henvisninger om hva som utgjør arkivplanen, er dette også en løsning. 

Hvordan beskrives den som har ansvar? Skal man bruke tittel på ansatt f.eks. konsulent på dokumentsenter, fagkonsulent, arkivar, arkivleder osv.? Eller brukes det helst generelle beskrivelser (eksempelvis enhet for arkiv)?
Arkivregelverket gir ingen konkrete føringer for hvilke titler eller beskrivelser som skal brukes for de enkelte enheter eller medarbeidere som har arkivansvar eller konkrete arkivoppgaver. Det viktigste er at en virksomhet velger beskrivelser og titler som er hensiktsmessig for sin virksomhet.

Er det krav om at arkivplanen skal være offentlig tilgjengelig på nett, eller er det tilstrekkelig at innbyggere kan begjære innsyn i arkivplanen?
Det er ikke noe krav i arkivregelverket om at arkivplanen skal være offentlig tilgjengelig på nett. Mange arkivplaner er det, og det kan være fornuftige grunner til det. 

Arkivvitenskap er ofte underkommunisert i organer og øverste ledelse har ofte liten kjennskap til fagområdet. Er det mulighet for at Arkivverket kan utforme et overordnet informasjonsskriv som kan brukes til å underbygge arkivtjenestens virkeområde, ansvar og internkontroll i offentlige organer? Mange organer beskriver det som dere nevner veldig bra og underbygger regelverket, men jeg savner en konkret anbefaling, evt. pålegg fra Arkivverket, som kan gjenbrukes som informasjon til øverste ledelse og interne samarbeidsaktører i eget organ.
Øverste ledelse er blant annet ansvarlig for at internkontroll med arkiv er på plass, at arkiv inkluderes som en del av virksomhetens internkontroll. Grensegangen og ansvarsforhold mellom arkivtjeneste og øverste ledelse kan også være vanskelig, og det er noe vi ofte ser når Arkivverket har tilsyn. Vi tar med oss ønsket om informasjonskriv som et innspill i vårt arbeid med å lage veiledere slik at både politikere og øverste ledelse kan forstå arkiv bedre. I vårt veiledningsarbeid lager vi nå også ulike verktøy og oppsummeringer som skal forklare veldig kort hvorfor arkiv er viktig, og hva en bør jobbe med, eksempelvis «10 tips til god dokumentasjonsforvaltning». Vi jobber altså med noen verktøy som skal presenteres etter hvert. 

Hvordan dokumentere ansvaret ved registrering i et fagsystem som ikke eies av virksomheten?
Alle fagsystemer som brukes i virksomhetens egen saksbehandling og som skaper dokumentasjon, skal beskrives. Et generelt svar er at så lenge virksomheten skaper dokumentasjon i systemet, bør man beskrive systemet, ansvarsforhold og relasjoner til andre systemer. Dersom et fagsystem eies og forvaltes av en annen virksomhet, hvor egen virksomhet utgjør arkivskaper, anbefaler vi å ta kontakt med den aktuelle virksomheten eller organet for å avklare ansvarsforhold og rollefordelinger. Videre må dette dokumenteres som en del av egen systemoversikt i arkivplanen. Se veileder for systemoversikt med beskrivelser (åpnes i ny fane).