Områdedirektør i Arkivverket, Espen Sjøvoll. Foto: Vegard Breie/Arkivverket.
Hull i regelverket hindrer innovasjon
Nytt samarbeidsprosjekt viser at regelverket rundt dokumentasjon av automatisert saksbehandling er mangelfullt og uklart.
Sjøfartsdirektoratet har deltatt i Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratets regulatoriske sandkasse (se faktaboks). Prosjektet har sett på hvordan Sjøfartsdirektoratet kan bruke automatisert saksbehandling og kunstig intelligens, samtidig som de tar vare på bevaringsverdig informasjon og gjør den tilgjengelig for offentligheten.
Sjøfartsdirektoratet står midt i utviklingen av en ny løsning for behandling og oppfølging av saker om bygging av skip og ivaretakelse av sikkerheten til den norskregistrerte flåten. Deler av løsningen bruker kunstig intelligens. Saksbehandlingen er tenkt helt eller delvis automatisert, med kontinuerlig justering av prosesser og forretningsregler.
Utfordringen for Sjøfartsdirektoratet har vært å sørge for at arbeidsprosessen og informasjonen blir tilstrekkelig dokumentert. De må kunne vise hva som har blitt gjort og hvorfor – både i dag og i framtiden.
Erfaringsrapporten fra prosjektet viser at både det gjeldende og det foreslåtte nye regelverket er mangelfullt og gir få føringer for dokumentasjon av automatisert saksbehandling.
– Verken arkivregelverket eller det tilgrensende lovverket inneholder konkrete krav om å dokumentere delvis automatisert eller helautomatisert saksbehandling. Det sier Espen Sjøvoll, områdedirektør i Arkivverket. – Det finnes ikke standarder for arkivering av algoritmer som kontinuerlig endres, eller konkrete tekniske og funksjonelle krav til denne typen løsninger.
Skaper usikkerhet
Det er altså uklart hvordan virksomheter skal dokumentere, arkivere og offentliggjøre automatisert saksbehandling. Dette gjør både jurister og de som utvikler systemene usikre på hva som er tillatt. Høy risiko, og potensielt høye kostnader, hindrer innovasjon.
Når den digitale utviklingen ikke er lovregulert, vil det også kunne gjøre det vanskeligere å etterprøve beslutninger og å klage på saksbehandlingen og vedtak. Informasjonen om hva som ligger bak vedtakene blir ikke like tilgjengelig som offentlighetsloven legger opp til.
– Det er bra at Sjøfartsdirektoratet utfordrer oss på dette, sier Espen Sjøvoll. – Prosjektet viser tydelig hvor viktig det er at regelverksutviklingen holder tritt med teknologiutviklingen. De problemene vi har møtt på her, er noe hele offentlig sektor vil stå overfor i årene fremover. Derfor tar vi med oss dette når vi jobber med ny arkivforskrift og når vi skal veilede forvaltningen framover. For oss er det viktig å samarbeide med flere deler av offentlig sektor, slik at de kan bidra inn i arbeidet med ny arkivforskrift, og vi kan utvikle praktisk rettet veiledning.
Legger sandkassa på is
Med dette settes Arkivverkets og Digitaliseringsdirektoratets regulatoriske sandkasse på pause. Det blir ikke tatt opp nye deltakere i sandkassa i 2023, på grunn av den økonomiske situasjonen.
Sandkassa har vært et samarbeidsprosjekt med Digitaliseringsdirektoratet, og hensikten har vært å teste ut løsninger, tjenester og produkter, mens man utforsker grensene for regelverk og teknologi. Målet er bedre og enklere løsninger for lovpålagt arkivering.
– I sandkassa kunne virksomheter få råd og veiledning om nyutvikling av sine løsninger, samtidig som hensynet bak standardene ble ivaretatt, uten at det sto i veien for innovasjon og effektiv saksbehandling, sier Espen Sjøvoll.
– Nå er sandkassa dessverre lagt på is. Arkivverket har fått strammere rammer i 2023, og dermed må vi kutte der vi kan. Sandkassa krever rundt fire årsverk å holde gående på et minimumsnivå, tre sentrale medarbeidere har fått ny jobb utenfor Arkivverket, og vi har ikke mulighet til å ansette nye folk. Vi håper å kunne sette i gang nye søknadsrunder i 2024, men det forutsetter at vi har fått midler til satsingen på Innebygd arkivering, sier Sjøvoll.
Regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet
-
Regulatoriske sandkasser brukes for å fremme ansvarlig innovasjon og er beskrevet i regjeringens nasjonale strategi for kunstig intelligens (2019). I en regulatorisk sandkasse får virksomheter teste ut løsninger, tjenester og produkter i et begrenset omfang, innenfor en viss tidsramme, samtidig som de får tett oppfølging.
-
Regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet ble opprettet av Digitaliseringsdirektoratet og Arkivverket i 2021.
-
Sandkassen skal være et utviklingstiltak for å gjøre det tryggere for virksomheter å prøve ut nye løsninger og metoder uten å bryte arkivregelverket.