Offentlige virksomheter skal overføre eldre og avsluttede arkiver til et arkivdepot. Alle statlige virksomheter skal på et tidspunkt avlevere sine arkiver til Arkivverket for langtidsbevaring. Kommuner og fylkeskommuner deponerer arkivene til egne arkivdepot.
Overføring av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot starter med å inngå en avtale med Arkivverket. Avtalen utarbeides i samarbeid og spesifiserer arkivets innhold, format, overføringstidspunkt og råderett.
Veilederne nedenfor forklarer overføringsprosessen enten arkivmateriale er elektronisk, mediekonvertert eller på papir.
Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres ved å ta uttrekk. Det betyr å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av et sak-/arkivsystem, fagsystem, register eller database i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Arkivuttrekket skal deretter pakkes og overføres gjennom Arkivverkets løsninger.
Denne veilederen forklarer hvordan en virksomhet kan utarbeide en plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale.
Denne veilederen forklarer hovedtrekkene i avleveringsprosessen, forskjellen på ulike uttrekksformater og teknisk gjennomføring av uttrekk.
Mediekonvertering er Arkivverkets anbefalte og foretrukne avleveringsløsning for papirarkiv.
En ny arkivlov er under arbeid. Lovforslaget legger opp til at statlige virksomheter vil få et krav om å mediekonvertere papirarkivene før de kan overføres for langtidsbevaring.
I artikkelen og veilederne forklarer vi hvorfor og hvordan dere legger en god plan, organiserer og gjennomfører mediekonvertering av avsluttede papirarkiver.
Denne veilederen forklarer hvordan en virksomhet kan legge en god plan for mediekonvertering av avsluttede papirarkiver, og viser tre ulike måter å organisere arbeidet på.
Denne veilederen forklarer hvordan virksomheter kan konvertere sine avsluttede analoge arkiver til et digitalt format.
Det finnes papirarkiver som ikke er egnet for mediekonvertering, og dermed må avleveres på papir.
Veilederne nedenfor hjelper dere å få oversikt over hvilke krav som er knyttet avlevering av papirarkiver. Dere får også praktiske råd og anbefalinger om hvordan man best forbereder arkivet for avlevering. Enkelte virksomheter har veiledere som er utarbeidet særskilt for dem.
Denne veilederen forklarer hvordan en virksomhet kan utarbeide en plan for å ordne og listeføre sine papirarkiver.
Veilederen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av papirarkiver etter statsforvalteren.
Statsforvalteren fikk nytt navn 1. januar 2021. Det gamle navnet var Fylkesmannen.
Veilederen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av papirarkiver etter lagmannsrett, tingrett og jordskifterett.
Veilederen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av papirarkiver etter politi og lensmann. Fra 2006 gjelder også veilederen forliksrådsarkiver.
Veilederen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av papirarkiver etter forliksråd.
Veilederen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av papirarkiver etter kirkelige fellesråd, menighetsråd, sokneprest, prost samt det nedlagte prestegårdstilsynet.
